Mielenhuolto
Lisää hyvinvointia käytännön keinoilla
Huomaatko välillä aikataulujen vain pettävän, vaikka kuinka yrittäisit pysyä tehtävien tasalla? Aivotyötä eli monimutkaisempaa tiedonkäsittelyä ja luovuutta vaativaa työtä tehdessämme olemme erityisen alttiita olosuhteiden vaikutuksille. Tällöin hyvään ajanhallintaan ei kuulu pelkästään tietyn tuntimäärän varaaminen tiettyihin tehtäviin, vaan myös siitä huolehtiminen, että työskentelyolosuhteet sopivat aivotyölle.
Tässä 3-osaisessa blogisarjassa tarkastellaan aivojen ja ihmisen tiedonkäsittelyn näkökulmasta optimaalista ajanhallintaa aivotyötä tekevillä. Mukana on myös käytännön vinkkejä oman ajanhallinnan tehostamiseen.
Lisääkö multitaskaaminen tehokkuutta?
Petrillä on kesken keskittymistä ja monimutkaisten asiakokonaisuuksien yhdistämistä vaativa raportti. Petri aloittaa raportin kirjoittamisen aamulla, mutta pian hänen on keskeytettävä osaston yhteisen palaverin takia. Palaverin jälkeen Petri palaa raportin pariin, mutta pian hänellä soi puhelin. Hoidettuaan puhelinkeskustelun sähköposti kilahtaa ja Petri lähtee vastaamaan siihen. Kun hän palaa raportin pariin, on mielessä aiemmin ollut oivallus asioiden välisistä uusista yhteyksistä kadonnut. Petri huokaisee ja yrittää saada uudelleen ajatuksesta kiinni.
Petrin tilanne on melkoisen yleinen nykytyöelämässä eikä Petrin vaikeuksissa palata keskeytysten jälkeen tehtävän pariin ole mitään poikkeavaa. Helposti kuvittelemme, että pystymme suoriutumaan tehtävistä, kun meillä vain on riittävä aika niiden tekemiseen. Ihmisen tiedonkäsittely on kuitenkin siitä oikullinen, että se vaatii ajan lisäksi sopivat olosuhteet käsillä olevalle työlle.
Jo multitaskaamisen kohdalla mainittu työmuistin kapasiteetti on merkityksellinen myös keskeytysten haitallisten vaikutusten kannalta. Kun työstämme jotakin kokonaisuutta, pienikin häiriö voi suunnata tarkkaavuutemme uudestaan ja siinä samalla työmuistia alkaa kuormittaa uusi asiasisältö. Mitä kauemmin keskeytys kestää ja mitä enemmän uutta tietoa se tuo mukanaan, sitä vähemmän työmuistissa on tilaa ennen keskeytystä käsillä olleelle tehtävälle.
Keskeytysten haitat vaikuttavat tutkimusten mukaan pahenevan iän lisääntyessä. Nuoremmilla ja vanhemmilla aikuisilla itse keskeytyksen käsittely on suurin piirtein samanlaista, mutta iän myötä tulee vaikeammaksi palauttaa huomio takaisin keskeytystä edeltävään tehtävään ja jättää häiriö omaan arvoonsa. Aivotyötä tehdessä urakehityksen myötä päätyy yleensä entistä vastuullisempiin ja enemmän monimutkaisten kokonaisuuksien hallintaa vaativiin tehtäviin, jolloin iän mukanaan tuomat keskeytyksen hallinnan haasteet eivät ole omiaan auttamaan tehokkaassa työskentelyssä.
Omaa päiväohjelmaa voi pyrkiä rakentamaan parasta työsuoritusta tukevaan suuntaan. Alla muutamia keinoja, jotka voivat auttaa tässä.
Varaa paras energia päivän tärkeimpiin töihinClapp, W. C., Rubens, M. T., Sabharwal, J., & Gazzaley, A. (2011). Deficit in switching between functional brain networks underlies the impact of multitasking on working memory in older adults. Proceedings of the National Academy of Sciences, 108, 7212-7217.
Cowan, N. (2012). Working memory capacity. Psychology press.
König, C. J., Kleinmann, M., & Höhmann, W. (2013). A field test of the quiet hour as a time management technique. Revue Européenne de Psychologie Appliquée/European Review of Applied Psychology, 63, 137-145.