Aivotyöläisen ajanhallinta I: Lisääkö multitaskaaminen tehokkuutta?

Huomaatko välillä aikataulujen vain pettävän, vaikka kuinka yrittäisit pysyä tehtävien tasalla? Aivotyötä eli monimutkaisempaa tiedonkäsittelyä ja luovuutta vaativaa työtä tehdessämme olemme erityisen alttiita olosuhteiden vaikutuksille.

Tällöin hyvään ajanhallintaan ei kuulu pelkästään tietyn tuntimäärän varaaminen tiettyihin tehtäviin, vaan myös siitä huolehtiminen, että työskentelyolosuhteet sopivat aivotyölle. Tässä blogisarjassa tarkastellaan aivojen ja ihmisen tiedonkäsittelyn näkökulmasta optimaalista ajanhallintaa aivotyötä tekevillä. Mukana on myös käytännön vinkkejä oman ajanhallinnan tehostamiseen.

Blogisarja vastaa kysymyksiin

* Lisääkö multitaskaaminen tehokkuutta?
* Kuinka keskeytykset vaikuttavat aivotyöhön?
* Mitä tapahtuu, kun aika karkaa käsistä?

Lisääkö multitaskaaminen tehokkuutta?

Minnalla on hyvin kiireinen päivä ja tunnit eivät tunnu millään riittävän kaikkiin tehtäviin. Minna arvelee, että saa nopeammin valmista, jos yrittää tehdä montaa asiaa yhtä aikaa. Hän puhuu puhelimessa, kirjoittaa sähköpostia ja yrittää vielä vilkuilla tunnin päästä alkavan kokouksen esityslistaa. Aluksi kaikki vaikuttaa sujuvan hyvin, mutta hetken päästä Minnasta alkaa tuntua, että hänen päässään surisee ja ettei puhelinkeskustelusta, saati esityslistasta, ole jäänyt mitään mieleen. Minna yrittää koota ajatuksensa, mutta keskittyminen mihinkään on vaikeaa.

Aivot eivät osaa multitaskata tehokkaasti

Minnan tilanne on aika tyypillinen multitaskaamista kokeiltaessa. Tutkimuksissa on huomattu, että vaikka näennäisesti teemme montaa asiaa yhtä aikaa, aivot askartelevat yleensä vain yhden asian kanssa kerrallaan ja vaihtavat nopeasti käsillä olevien tehtävien välillä. Aivoilla menee kuitenkin aikaa kulloinkin tehtävän asian valintaan useista vaihtoehdoista ja keskittymisen suuntaamiseen kulloiseenkin tehtävään. Jos vaihtoehtoja on liikaa, voi aivoilla olla iso haaste pitää asiat kasassa.

Keskittymisen suuntaamisen lisäksi multitaskaamista häiritsee työmuistin rajallinen kapasiteetti. Työmuisti vastaa käsillä olevien asioiden mielessä pitämisestä ja toimii välittäjänä aistien kautta tulevan tiedon käsittelyn ja pitkäkestoiseen muistiin tallentamisen välillä. Tutkimuksessa on havaittu, että hieman ihmisestä riippuen työmuistiin mahtuu kerrallaan 7±2 asiaa eli lopulta aika rajallinen määrä. Tehtäessä useaa asiaa yhtä aikaa työmuisti saattaa kuormittua äärimmilleen ja osa asioista alkaa karata mielestä, vaikka kuinka yrittäisi pitää langat käsissä.

Multitaskaaminen haittaa oppimista ja lisää stressiä

Multitaskaamisen on havaittu vaikuttavan haitallisesti myös siihen, miten opimme. Jos multitaskatessa onnistuu painamaan jotain mieleensä, on tieto yleensä vaikeammin palautettavissa myöhempään käyttöön ja sen soveltaminen vaihteleviin tilanteisiin on hyvin haastavaa. Erityisen haitallista multitaskaaminen vaikuttaa olevan ei-tunnepitoisten asioiden muistamiselle, joita kuitenkin useat työelämän asiat ovat. Multitaskaamisen on myös havaittu lisäävän stressihormonien ja adrenaliinin eritystä kehossa, mitkä yhdessä saavat aikaan levottoman ja jopa ahdistuneen olon.

Näiden tutkimushavaintojen pohjalta vaikuttaisi siis selvältä, että multitaskaaminen ei lisää tehokkuutta, vaan ennemminkin vähentää sitä. Nopeaa tehtävien välillä vaihtamista voi harjoitella, mutta usein kovakaan harjoittelu ei tuo pitkällä aikavälillä toivottuja tuloksia. Varsinkin jos omat työtehtävät ovat vähänkään monimutkaisempaa ja luovuutta vaativia, ei multitaskaamisen ahkerakaan harjoittelu välttämättä auta.

Mitä vaihtoehdoksi multitaskaamiselle?

Alla on muutamia vinkkejä, miten tehokkuutta voi lisätä ilman monen asian yhtä aikaa tekemistä.

1. Tee lista hoidettavista asioista.
2. Siirry seuraavaan vasta kun edellinen on valmis.
3. Jos vastaan tulee uusia tehtäviä, sijoita ne listalle sopivaan kohtaan ja jatka asia kerrallaan etenemistä.
4. Huom. Kun ajankäytölle on selkeä suunnitelma, on helpompi välttää multitaskaamisen ansat.

1. Pilko isompi tehtävä pienempiin osiin.
2. Määrittele suoritusaika kerralla tehtävälle työlle (esim. 25 min).
3. Ajasta suoritusaika ja tauota työnteko sen mukaan (esim. 5 min tauko työpätkien välissä).
4. Huom. Pomodoro tulee italian sanasta tomaatti. Tekniikka voi auttaa lähtemään liikkeelle asia kerrallaan tilanteissa, joissa multitaskaaminen alkaa vaikuttaa hyvältä idealta. Laskureita tekniikan käytön avuksi löytyy netistä tai älypuhelimen sovelluskaupasta.

Lähteet

Cowan, N. (2012). Working memory capacity. Psychology press.

Rosen, C. (2008). The myth of multitasking. The New Atlantis, 20, 105-110.

Rubenking, B. (2017). Boring is bad: Effects of emotional content and multitasking on enjoyment and memory. Computers in Human Behavior, 72, 488-495.