Aivotyöläisen ajanhallinta III: Mitä tapahtuu, kun aika karkaa käsistä?

Huomaatko välillä aikataulujen vain pettävän, vaikka kuinka yrittäisit pysyä tehtävien tasalla? Aivotyötä eli monimutkaisempaa tiedonkäsittelyä ja luovuutta vaativaa työtä tehdessämme olemme erityisen alttiita olosuhteiden vaikutuksille. Tällöin hyvään ajanhallintaan ei kuulu pelkästään tietyn tuntimäärän varaaminen tiettyihin tehtäviin, vaan myös siitä huolehtiminen, että työskentelyolosuhteet sopivat aivotyölle.

Tässä 3-osaisessa blogisarjassa tarkastellaan aivojen ja ihmisen tiedonkäsittelyn näkökulmasta optimaalista ajanhallintaa aivotyötä tekevillä. Mukana on myös käytännön vinkkejä oman ajanhallinnan tehostamiseen.

Blogisarjassa ovat aiemmin ilmestyneet:

Lisääkö multitaskaaminen tehokkuutta?
Kuinka keskeytykset vaikuttavat aivotyöhön?

Mitä tapahtuu, kun aika karkaa käsistä?

Liisalla on monta rautaa tulessa ja kovat odotukset omalle suoriutumiselleen. Hän pyrkii hoitamaan jokaisen tehtävän viimeisen päälle eikä mielellään jousta vaatimuksistaan. Tässä kuussa Liisalle on kuitenkin kertynyt erityisen paljon tehtäviä ja hänellä on isoja haasteita saada kaikki hoidettua. Liisa puurtaa ahkerasti eikä pidä taukoja; välipalan koneen ääressä pitäisi hänestä riittää. Liisa huomaa olevansa koko ajan ärtyisä ja välillä tuntuu kuin voisi vain purskahtaa itkuun pienimmästäkin keskeytyksestä. Liisa huomaa yhä useammin tuijottavansa koneen ruutua ilman ensimmäistäkään ajatusta, mitä tehdä seuraavaksi. Hän alkaa todella turhautua omaan aikaansaamattomuuteensa.

Miksei kierrosten lisääminen tekemiselle auta?

Kun omat odotukset ovat korkealla ja tehtäviä riittää, on helppo vilahtaa ylivireystilaan, jossa oman kehon tarpeet ovat toissijaisia ja kaikki energia pyritään keskittämään tehtävistä suoriutumiseen. Teoriassa tämä malli kuulostaa ihan toimivalta; miksipä tehtävät eivät valmistuisi nopeammin, jos ei pidä taukoja ja vain sinnikkäästi puurtaa? Harmillista kyllä ihmisen kehoa ja mieltä ei ole suunniteltu tällaiseen toimintaan, vaan tarvitsemme säännöllistä lepoa ja palautumista vastapainoksi ahkeralle työn teolle.

Kun ajamme kehoamme ja mieltämme suorituskyvyn äärirajoille, käy kuormitus jossain vaiheessa ylivoimaiseksi. Tiedonkäsittelyn puolella tämä alkaa näkyä unohteluna, keskittymisvaikeutena sekä luovuuden ja ajattelun huomattavana heikkenemisenä. Keho taas käy ylikierroksilla ja olo on levoton. Jos tällaisessa tilanteessa omat odotuksemme ovat edelleen hyvin korkealla, muodostuu iso ristiriita sen välille, mitä saamme aikaiseksi ja mitä oletamme pystyvämme saamaan aikaiseksi. Aika karkaa käsistä, kun keho ja mieli eivät enää pysty suoriutumaan odotetulla tavalla kovasta piiskaamisesta huolimatta.
 

Pysähtyminen voi olla parasta ajanhallintaa kiireessä

Tällöin hieman paradoksaalisesti paras ratkaisu suorituskyvylle voi olla pysähtyminen hetkeksi. Kun antaa keholle ja mielelle aikaa palautua, niiden toimintakyky palautuu pikkuhiljaa omalle perustasolle. Tehokkaan suorituskyvyn säilyttämistä voi myös edistää pitämällä säännöllisesti taukoja jo ennen kuin voimat alkavat loppua. Tutkimuksissa on huomattu, että muutamien minuuttien taukojen lisääminen työpäivään vähentää merkittävästi väsymystä, kielteisiä tuntemuksia ja fyysisiä oireita. Ennakoivaan vireystilan säätelyyn kannattaa kiinnittää huomiota myös siksi, että tutkimuksessa on huomattu hankaliin tilanteisiin valmistautumisen auttavan kehon stressivasteiden säätelyssä terveydelle ja hyvinvoinnille suotuisalla tavalla.

Kehitä ajanhallintaasi

1. Kokeile seuraavia:
   o Pienet hengähdystauot tehtävien välissä
   o Taukojumppa
   o Lounashetki työpaikan ulkopuolella
   o Tietoinen kahvihetki
   o Juttutuokio työkaverin kanssa ei-työasioista
2. Muistuta itseäsi tauoista (esim. hälytys puhelimessa)

Lähteet

De Raedt, R., & Hooley, J. M. (2016). The role of expectancy and proactive control in stress regulation: A neurocognitive framework for regulation expectation. Clinical Psychology Review, 45, 45-55.

Kennedy, G. A., & Ball, H. (2007). Power break: A brief hypnorelaxation program to reduce work-related fatigue and improve work satisfaction, productivity, and well-being. Australian Journal of Clinical & Experimental Hypnosis, 35, 169-193.

Lo, A., & Abbott, M. J. (2013). Review of the theoretical, empirical, and clinical status of adaptive and maladaptive perfectionism. Behaviour Change, 30, 96-116.

Pereira, V. H., Campos, I., & Sousa, N. (2017). The role of autonomic nervous system in susceptibility and resilience to stress. Current Opinion in Behavioral Sciences, 14, 102-107.